CONDOMÍNIOS E ASSOCIAÇÕES RESIDENCIAIS

Nas cobranças extrajudiciais realizadas para Condomínios e Associações Residenciais, todo o custo do trabalho realizado pela Êxito é suportado exclusivamente pelo próprio devedor, que é quem dá causa à necessidade do condomínio lançar mão de recursos externos para realizar a cobrança, através de uma taxa que é acrescida ao valor do débito, respaldada no código civil. Não há custos para o Condomínio ou Associação. Além disso, a cobrança desta taxa pela Êxito diretamente do devedor, funciona também como elemento de desencorajamento contra inadimplências futuras, uma vez que torna o atraso mais caro ao devedor. Apenas nos poucos casos que não podem ser resolvidos por meios extrajudiciais e que precisam ser encaminhados para cobrança judicial existirão custos para o condomínio, devido aos honorários advocatícios, que serão devidos apenas quando do efetivo recebimento, e as custas judiciais.

Os resultados normalmente atingem entre 90% e 100% dos casos encaminhados à Êxito, e raramente há a necessidade de se recorrer à cobrança judicial. A ação ágil de cobrança extrajudicial ativa, além de solucionar rapidamente os casos, é uma barreira eficiente à ampliação da inadimplência, criando legalmente um ônus adicional aos devedores. Além disso, ao evitar a judicialização da quase totalidade dos casos, evita-se também a interrupção total de pagamentos por parte de devedores que entram em cobrança judicial. Como é sabido, na maior parte destes casos, os devedores interrompem os pagamentos de parcelas vencidas na esperança de negociar um acordo que lhes seja financeiramente favorável (e desfavorável ao Condomínio e lesivo aos condôminos adimplentes) ao longo do processo. Passada a fase inicial dos trabalhos, normalmente cerca de 60 a 65% dos casos são resolvidos nos primeiros 30 dias de cobrança extrajudicial, de 20 a 25% dentro de 60 dias e os restantes em até 90 dias depois de iniciada a cobrança extrajudicial.

A cobrança extrajudicial ativa é feita exatamente no período em que os Condomínios e Associações permanecem na expectativa de que os devedores resolvam quitar espontaneamente suas taxas em atraso e o momento em que, após alguns meses de inadimplência, o caso é finalmente levado à cobrança judicial. É exatamente durante este período em que os débitos ainda são relativamente pequenos, que se tem a maior probabilidade de recebimento, sem a demora, os custos e incômodos da cobrança judicial. Em resumo, a cobrança extrajudicial ativa proporciona resultados rápidos, aumenta a satisfação dos condôminos ou associados adimplentes com a forma com que o Condomínio ou Associação lida com a inadimplência e evita a judicialização das cobranças, que são demoradas, caras e que provocam grandes desconfortos na comunidade condominial ou associativa.

Após a contratação da Êxito, inicia-se um período de alguns dias que chamamos de “Protocolo de Implantação”, no qual profissionais da Êxito interagem com a administração do Condomínio ou Associação visando estabelecer as rotinas de trabalho, fluxo de documentos e informações, e divulgação à toda a comunidade condominial ou associativa sobre como a inadimplência será tratada a partir de determinada data. Este protocolo que seguimos visa integrar nossa atividade às rotinas administrativas do Contratante e das administradoras de tal forma a não gerar qualquer ônus significativo em termos de carga de trabalho ou burocracia seja para o contratante ou a administradora.

O início efetivo dos trabalhos de cobrança ocorre entre 15 e 30 dias da contratação, para que haja tempo para divulgação das regras para tratamento da inadimplência a partir do início de nosso trabalho, e para que devedores procurem a administração para quitar seus débitos espontaneamente. Os resultados são rápidos e palpáveis, e seguindo as orientações da Êxito neste período, o Condomínio e sua administração estarão criando uma cultura interna de rigor no combate à inadimplência, impessoalidade e uniformidade no tratamento dos casos que ocorrerem, que além de saudável ao condomínio, é do agrado dos condôminos adimplentes. A cobrança realizada pela Êxito é sempre conduzida de forma educada, respeitosa e ética, porém persistente e rigorosa. Em nenhuma hipótese a Êxito irá oferecer descontos ou abrir mão daquilo que é devido ao Condomínio ou Associação, para facilitar o recebimento. Não há descontos em multa, juros de mora ou correção.

A Êxito sempre trabalha de forma cooperativa e colaborativa com a administração do Condomínio ou Associação e com suas administradoras, pois sabemos da complexidade de suas obrigações e prazos que devem ser cumpridos. Por esta razão, procuramos desempenhar nossa missão de tal forma a não aumentar a carga de trabalho de nossos contratantes e suas administradoras. Somos uma solução e não uma fonte de burocracias e de problemas. Por esta razão procuramos estabelecer rapidamente as rotinas de informação, necessidades de relatórios por parte da administração e síndico, e principalmente a manutenção de canais de comunicação abertos e atuantes de tal forma que, para o cliente e sua administração, a Êxito seja efetivamente uma extensão que acrescenta valor ao Condomínio ou Associação.

A Êxito começa a trabalhar logo após as taxas vencidas ultrapassarem o limite de 31 dias do vencimento original. Após este prazo as taxas não podem mais ser pagas com o boleto original, e segundas vias dos boletos vencidos não mais poderão ser emitidas pela administração. A administração do Condomínio ou Associação, após processar todas as baixas ocorridas até esta data, emite uma listagem de casos em aberto que é transmitida à Êxito, e começamos os contatos com os devedores logo após cadastrar estas taxas em nosso sistema. O prazo de permanência de casos em cobrança extrajudicial que recomendamos é de 90 dias. Os casos que não forem solucionados nesta etapa serão encaminhados para cobrança judicial, seja através do Escritório parceiro da Êxito, ou outro escritório de escolha do Condomínio ou Associação.

Todos os valores recebidos são repassados ao Condomínio ou Associação em 10 dias corridos após a identificação do recebimento. Nesta data é enviada uma carta de repasse na qual constam a referência do valor (unidade/condômino/associado/mês de referência), para correta identificação do crédito na conta do Condomínio ou Associação, e respectiva baixa do débito nos controles do condomínio. Para aqueles Condomínios ou Associações que adotam restrições ao uso de parte das instalações por inadimplentes (por exemplo aluguel de salão de festas, uso de clube ou academia) a Êxito fornece relatórios específicos para que o Condomínio ou Associação tenha pronto conhecimento dos recebimentos para se evitar a aplicação indevida de restrições aos devedores que acabam de quitar seus débitos através da Êxito.

1 – A Êxito nada cobra do Condomínio ou Associação pelo seu trabalho, mas cobra uma tarifa de cobrança dos devedores. Isto não dificulta a cobrança?

Quando a Êxito inicia as cobranças, todos os condôminos estarão informados sobre como será tratada a inadimplência a partir de nossa contratação, e caso não queiram pagar a tarifa de cobrança, basta não atrasar o pagamento do Condomínio. É exatamente a cobrança desta taxa que nos remunera pelo nosso trabalho e que desestimulará inadimplências futuras.

2 – Por que as pessoas atrasam o pagamento de taxas condominiais?

Por várias razões, mas as duas principais, sem nenhuma dúvida, são o fato da dívida com o Condomínio ser uma dívida barata em relação a outros débitos (como cartão de crédito, cheque especial e créditos pessoal) e de não ter consequências imediatas, e também o fato de muitas pessoas acreditarem que têm o direito de atrasar o pagamento da taxa condominial, sendo essa uma forma legítima de acomodar suas dificuldades financeiras. As outras razões são o desconhecimento da existência do débito, falta de instrumento para realizar o pagamento (o não recebimento de um boleto, por exemplo), mero esquecimento, insatisfação com o retorno por aquilo pelo qual está sendo cobrado, doença na família, desemprego ou pelo simples fato de ser um devedor contumaz. Saber identificar a razão do não pagamento nos ajudará a encaminhar a cobrança de modo produtivo estabelecendo um elo de lealdade entre nós e o devedor, que este valoriza e recompensa, priorizando o pagamento daquele débito, além de nos permitir detectar oportunidades de melhorias nos processos administrativos do Condomínio, conhecimento este que compartilharemos sempre com nossos clientes.

3 – E quando a Êxito não consegue receber de um devedor? O Condomínio deve algo à Êxito?

 Não, somos remunerados exclusivamente pelo devedor, quando este paga seus débitos.

4 – E se o devedor pagar diretamente ao Condomínio e a administradora depois que a Êxito entra em contato com ele?

Quando a Êxito é contratada, fica estabelecido até quando o devedor pode pagar com o boleto original ou segunda via emitida pela administração do Condomínio. Em geral o pagamento após o vencimento pode ser feito diretamente ao Condomínio com multa e juros até 30 dias após o vencimento original. Após este prazo o pagamento só pode ser feito através da Êxito. Para isso tanto os boletos originais quanto as segundas vias emitidas pela administração do Condomínio serão assim parametrizados, e pagamentos posteriores a 30 dias de atraso não poderão ser realizados através do boleto original ou segunda via.

5 – E se o Condomínio ou Associação resolver interromper ou terminar o contrato com a Êxito? Há alguma multa?

Não. Neste caso a Êxito continua cobrando, recebendo e repassando valores recebidos ao Condomínio referente aos casos que estavam em carteira até a data da comunicação do interesse do Condomínio terminar o Contrato. Estes casos ficarão aos cuidados da Êxito até o limite de tempo previsto no contrato para a cobrança extrajudicial, que normalmente é de 90 dias. Ao término deste período, a Êxito fará uma prestação de contas final.

6 – Quando é feita a negociação com um devedor envolvendo parcelamento do débito, a taxa de cobrança sobre o valor do débito é cobrada primeiro?

Não. Se um débito for parcelado, é nossa tarefa acompanhar todos os pagamentos até a última parcela, e a taxa de cobrança é distribuída ao longo de todo o parcelamento. Só a recebemos se o Condomínio receber o que lhe é devido, parcela por parcela.

7 – Fazer parcelamentos longos não acaba sendo uma forma de incentivar a inadimplência?

Sim, é verdade, mas a Êxito não encoraja e não faz parcelamentos longos. No contrato, são fixados os parâmetros de autonomia que temos para negociar parcelamentos: a) As parcelas não podem ser menores do que o valor de uma taxa vincenda. b) Nossa autonomia é limitada a cinco parcelas. c) todas as parcelas são corrigidas e sofrem incidência de juros de 1% a. m.. Além disso, nos parcelamentos o devedor assina um Instrumento de Confissão de Dívida que o obriga ao pagamento das parcelas, assim como as parcelas vincendas, e este é um instrumento executivo, isto é, pode ser levado imediatamente à execução judicial seja por falha no pagamento de parcela ou de taxa vincenda. Qualquer caso de pagamento parcelado que extrapole os limites estabelecidos no contrato entre a Êxito e o Condomínio são levados ao conhecimento do Síndico e é dele a decisão final.

8 – Antigamente os Condomínios podiam cobrar uma multa de até 20%, porém hoje a lei só permite multa de 2%. A taxa de cobrança que a Êxito cobra do devedor não é uma multa disfarçada?

Não. Quem cobra a taxa de cobrança é a Êxito, e não o Condomínio, e é esta taxa que remunera a Êxito pelo trabalho que realiza, ao fazer a cobrança após o Condomínio e sua Administração terem esgotado suas possibilidades.

9 – Não deveria ser o Condomínio que paga pelo trabalho da Êxito? Afinal quem a contratou não foi o Condomínio?

Não. Ninguém pode ser responsabilizado por ônus a que não deu causa. Se fosse o Condomínio que pagasse, todos os condôminos estariam arcando com um custo que foi gerado exclusivamente por quem não pagou suas taxas condominiais em dia.

10 – Hoje em dia é possível protestar ou negativar um condômino devedor. Isso não é eficaz para fazê-lo pagar?

Protestar ou negativar alguém envolve um certo grau de risco para quem protesta ou negativa. Por exemplo, se um condômino for protestado e negativado e este provar que não devia e que constava como inadimplente por engano ou por falha na baixa de seu débito, isto resultará quase que certamente em uma ação por perdas e danos contra o Condomínio. Se a falha for comprovada, o Condomínio será condenado a pagar uma indenização (que quase sempre é várias vezes maior que o alegado débito). Erros ou falhas em baixas são relativamente comuns, o que significa que este é um risco que deve ser evitado, pois as consequências para o Condomínio serão desproporcionalmente muito grandes. É uma medida que só deve ser tomada em circunstâncias muito particulares e extremas, e quando existe absoluta certeza de que não houve nenhum erro por parte da administração do Condomínio que possa ser usado como justificativa para o não pagamento. Além disso, ao se protestar ou negativar um devedor, imediatamente ele passa a sofrer restrições de crédito, e caso estiver passando por um período de dificuldades financeiras, por exemplo dependendo do uso de seu limite de cheque especial para manter suas finanças sob controle, estas dificuldades aumentarão muito em consequência da negativação, e as chances do Condomínio receber e continuar recebendo daquela pessoa, diminuem drasticamente.

11 – A Êxito afirma que que com seu trabalho, a inadimplência se reduz ao longo do tempo. Isso não é contraditório? Afinal a Êxito precisa da inadimplência para sobreviver como negócio.

Não. Consideramos que o produto que entregamos aos nossos contratantes, em particular no caso de Condomínios, Associações Residenciais e Escolas não é apenas o recebimento de créditos inadimplidos, mas também uma redução gradual nos índices de inadimplência ao longo do tempo. Índices de inadimplência elevados são um fator de insustentabilidade econômica para quem nos contrata, e se não forem revertidos, comprometerão sua saúde financeira, e consequentemente, a nossa. Preferimos ter muitos clientes com índices de inadimplência reduzidos e bem controlados, do que clientes com grandes índices de inadimplência. De certa forma, agimos como um bom médico que se esforça usando seu conhecimento para curar os pacientes, e para ajudá-los a manter a saúde, gerando uma relação de confiança, para que quando precisarem, procurem aquele médico novamente, e o recomendem a seus parentes e amigos.

12 – A Êxito afirma que não dá descontos nos valores devidos ao Condomínio. Isto não dificulta a cobrança?

Realmente não é possível dar descontos a quem está inadimplente, por muitas razões, sendo que as principais são, evidentemente, por ser uma injustiça contra quem paga em dia e por ser também um incentivo a inadimplências futuras. Quando a Êxito realiza cobranças, principalmente no início dos contratos, quando há devedores com muitos débitos acumulados, muitas vezes negociamos descontos apenas em nossa taxa de cobrança, mas nunca nos valores devidos ao Condomínio. Agimos da mesma forma quando há uma inadimplência pontual e eventual, por parte de um condômino sem histórico de atrasos.